Pada sebuah perusahaan melakukan pengumpulan, pengarsipan, dan pengelolaan dokumen-dokumen tak terstruktur, foto-foto dan jenis data lainnya membutuhkan bantuan platform khusus. Setiap perusahaan perlu menjaga atau mengelola dokumen-dokumen tersebut secara efisien selama periode waktu tertentu. Seiring perkembangan jumlah dokumen, semakin sulit bagi para pelaku bisnis untuk mengelola dan menyimpan file-file tersebut yang terkadang dapat menyebabkan penumpukan dokumen di gudang.
Meskipun organisasi membayar seorang professional untuk mengelola semua dokumen penting, kesalahan manusia selalu mungkin terjadi dan dapat menyebabkan perusahaan kehilangan sejumlah uang. Dikarenakan hal tersebut organisasi harus mempersiapkan solusi untuk menjaga kestabilitas bisnis yang sedang berjalan.
New era of digital transformation memperkenalkan solusi Document Management System (DMS) yang dapat membantu mengelola informasi dan data secara efektif. Data tak terstruktur seperti dokumen-dokumen world , PDF, surel, dan gambar yang dipindai dapat disimpan secara aman serta menjadi accessible untuk pengguna yang berwenang dengan bantuan teknologi ini.
Document Management System (DMS) adalah solusi yang memungkinkan bisnis untuk menyimpan dan mengelola dokumen kertas dan dokumen digital yang dipindai dalam berbagai format. Hal ini memungkinkan para pekerja dapat menggunakan dokumen dengan efisien di seluruh organisasi, meningkatkan produktivitas.
Kelebihan DMS pada perkembangan bisnis :
1. Centralized storage
Penyimpanan terpusat berbasis cloud pada Document Management System (DMS) membuat lebih mudah bagi organisasi untuk menyimpan dokumen secara digital dalam struktur dan format berstandar. Hal ini memungkinkan pengelolaan, akses, dan pengambilan dokumen dengan mudah sesuai kebutuhan.
2. Approval Workflows
DMS menyediakan kemampuan collaboration untuk para karyawan seperti fitur workflow approval untuk mempercepat proses approval dan reviews. Easy search and retrieval.
3. Easy search and retrieval
Fitur Full Text Search pada Document Management System (DMS) memungkinkan pencarian dan pengambilan dokumen dengan mudah melalui kemampuan pencarian yang intuitif.
4. Indexing
Fitur OCR pada Document Management System (DMS) memungkinkan pelabelan metadata pada dokumen untuk penyimpanan dan pengambilan yang mudah. Version control and auditability.
5. Version control and auditability
Version Control pada Document Management System (DMS) memungkinkan pengguna untuk melacak perubahan yang dilakukan pada dokumen dan menyimpan jejak audit, memungkinkan rekonstruksi tindakan yang diambil pada dokumen oleh individu.
6. Security and access control
Security yang ditawarkan oleh DMS berupa lapisan kontrol tambahan melalui akses granular terhadap dokumen. Kebijakan keamanan yang ketat dan kontrol akses berbasis peran mencegah pengguna tidak sah dari mengakses dokumen-dokumen yang sensitif.
7. Disaster recovery
Dokumen-dokumen kertas yang diarsipkan secara digital dapat terlindungi dari bencana apa pun, dikarenakan DMS menyediakan fitur Disaster Recovery yang reliable. Dokumen-dokumen yang disimpan dalam DMS terjamin aman dan dapat dengan mudah ditemukan dengan indeks silang.
DMS sangat penting bagi setiap bisnis yang berurusan dengan sejumlah besar dokumen dan data agar lebih mudah digunakan dan diakses. DMS juga membantu mengatasi ketidakefisienan dalam menyelesaikan tugas operasional yang memerlukan data untuk pengambilan keputusan atau regulasi yang memerlukan pengelolaan lebih baik terhadap data tak terstruktur di dalam organisasi.
Proses dan solusi DMS kemungkinan akan berkembang untuk memenuhi tuntutan perusahaan yang mencari kecepatan dan integrasi yang signifikan serta meningkatkan efisiensi organisasi secara besar-besaran. Jika Anda ingin meningkatkan bisnis Anda menggunakan Document Management System silahkan menghubungi Netmarks Indonesia melalui form contact us pada website ini atau dengan email ke marketing@netmarks.co.id
sources: