Apa itu Account Payable?
Account Payable (AP) merupakan salah satu dari banyaknya bagian pada departemen keuangan atau finance and accounting. Seperti hampir keseluruhan departemen keuangan, proses ini juga memiliki banyak tantangan.
Prosesnya dapat memakan waktu yang lama karena beberapa alasan seperti memindahkan dokumen fisik dari berbagai cabang ke kantor pusat untuk diproses, pencocokan dokumen secara manual seperti Invoice, PO (Purchase Order) dan GRN (Goods Receive Note) oleh pengguna ERP untuk pemprosesan pembayaran hingga ketergantungan pada dokumen fisik dalam memproses invoice.
Selain itu, terdapat tantangan lain yaitu sulitnya mengontrol dan mengawasi setiap dokumen atau proses Account Payable. Kondisi tersebut dapat terjadi karena tidak ada repositori pusat di seluruh departemen (keuangan, akunting, SDM, Admin, dll)
Hal tersebut dapat mengakibatkan manajer maupun staff yang bersangkutan tidak dapat mengontrol atau mengawasi vendor query (antrian pembayaran) maupun kemacetan jika ada proses atau dokumen yang memerlukan penanganan khusus. Tidak adanya repositori terpusat membuat antar dokumen berkomunikasi secara manual melalui email, telfon dan layanan pesan lainnya. Tentu kondisi ini rawan kesalahan dan risiko kebocoran data semakin meningkat.
Bagaimana Solusi Account Payable Automation Dapat Membantu?
Solusi Account Payable Automation yang kami tawarkan dapat diintegrasikan dengan ERP yang sudah ada untuk memberikan pemprosesan invoice yang optimal, memiliki Omni Channel Initiation, mendigitalkan entri data, mencocokkan data invoice berdasarkan akun, pesanan pembelian, dan memetakannya ke transaksi hutang ERP. Berikut contoh proses PO Based of Invoice yang telah diautomasi:
Berikut penjelasan proses Account Payable Automation:
1. Invoice Capture
AP Automation dapat menerima faktur dan dokumen pendukung lainnya dari berbagai sumber dan lokasi dengan fitur invoice capturing, mail capture, dan bulk upload.
2. Data Entry
Setelah faktur diekspor ke alur kerja yang telah ditentukan, pengguna dapat melakukan entri data dalam formulir terkait.
3. Duplicate Invoice Check
Duplicate Invoice Check akan dikonfigurasikan dalam sistem untuk mengenali invoice duplikat. Parameter untuk mengenali faktur duplikat dapat dikonfigurasi berdasarkan kode vendor, nomor faktur, nomor PO, dan tanggal faktur, dll.
4. Data Validation
Pada langkah ini, data PO/GRN dapat diambil dari ERP kemudian dicocokan dengan data invoice yang dimasukkan ke dalam sistem. Berdasarkan temuan tersebut, persetujuan atau penolakan dan pengecualian dapat dilakukan.
Jika data memiliki ketidakcocokan, pengecualian dapat dilakukan jika data tidak sesuai dan invoice dapat dikirimkan ke departemen atau pengguna yang menangani pengecualian untuk melakukan tindakan perbaikan. Jika data cocok, maka data akan langsung berpindah ke langkah berikutnya.
5. Posting of Invoices
Setelah validasi berhasil, Account Payable (AP) Automation akan melakukan posting invoice secara langsung ke ERP yang akan menghilangkan intervensi manual pada proses posting invoice. Sistem solusi ini juga akan mengambil rincian pembayaran dari ERP setelah proses pembayaran invoice yang disetujui telah dieksekusi di ERP dan nomor referensi pembayaran yang sesuai akan diperbarui dalam transaksi masing-masing.
6. Storing Documents in OmnicDocs
Setelah transaksi berhasil, semua dokumen terkait akan disimpan di OmniDocs yang merupakan komponen repositori pusat dari solusi Account Payable (AP) Automation. Pengguna akan memiliki opsi untuk melampirkan dokumen selama tahap pemrosesan dan setelah selesai, dokumen tersebut akan disimpan di OmniDocs.
7. Real-time Report and Monitoring
Perancangan laporan dan SLA (Service Level Agreements) manajemen departemen, lnvoice Ageing Report, laporan status invoice dapat dipetakan dan dirancang dalam platform BAM (Business Activity Monitoring). BAM adalah dasbor pelaporan yang dapat digunakan oleh tim manajemen untuk memantau proses Account Payable (AP).
Apa Manfaat Menggunakan AP Automation?
Manfaat yang didapat dari perusahaan tersebut setelah menggunakan Account Payable Automation adalah meningkatkan kecepatan proses departemen keuangan, meningkatkan audit and compliance, kolaborasi yang lancar antar karyawan, meningkatkan efisiensi tracking and monitoring.
Solusi Account Payable Automation dapat meningkatkan efisiensi departemen keuangan dan mengurangi kesalahan pada prosesnya. Jika Anda ingin meningkatkan bisnis Anda menggunakan Account Payable (AP) Automation, silahkan menghubungi Netmarks Indonesia melalui form contact us pada website ini atau dengan email ke marketing@netmarks.co.id
Sources:
Opmerkingen