Proses account payable pada departemen finance and accounting di hampir semua perusahaan sering kali mengalami berbagai kendala. Account Payable (AP) adalah istilah dalam dunia akuntansi yang merujuk pada utang yang dimiliki oleh perusahaan atau pembayaran yang harus dilakukan kepada vendor atau supplier mereka. Keterlambatan pengiriman invoice dan pembayaran ke vendor adalah kendala utama yang sering terjadi. Keterlambatan itu seringkali terjadi karena beberapa faktor seperti masih banyaknya proses manual, kurangnya tenaga kerja, tidak ada sistem yang dapat melacak invoice, hingga tidak adanya sistem yang dapat memantau compliance. Hal ini menyebabkan terciptanya alur kerja yang tidak jelas, sehingga menyulitkan manajer untuk mengecek kelambatan dan kemacetan. Mereka tidak dapat menanggapi pertanyaan vendor karena manajemen kerja yang kacau.
Tim keuangan tidak memiliki visibilitas terhadap kewajiban pembayaran sehingga mengakibatkan permintaan arus kas tersendat. Semua ini menyebabkan penundaan dalam beberapa pembayaran kepada vendor mereka. Bagian akuntansi dan keuangan perusahaan banyak salah menempatkan faktur. Terkadang mereka juga tidak dapat melacak faktur tersebut mengakibatkan vendor akan menagih perusahaan dengan biaya keterlambatan yang sesuai. Hal ini merupakan kerugian bisnis bagi perusahaan. Hal ini dapat terjadi karena departemen-departemen di perusahaan bekerja secara terpisah dan tidak memiliki visibilitas. Beberapa ketidaksesuaian dari vendor telah dipindahkan tanpa ada jejak tanggapan untuk tindakan korektif. Singkatnya, tim Account Payable (AP) menghadapi proses manual yang rawan kesalahan, kurangnya komunikasi antar departemen, tidak ada banyak visibilitas ke dalam alur kerja dan data faktur serta tidak ada kepatuhan terhadap prosedur operasi standar yang mengakibatkan risiko yang tidak diketahui.
Solusi Account Payable Newgen dapat membantu permasalah diatas. Solusi ini menghilangkan intervensi manual dan mengotomatiskan pengelolaan pembayaran. Solusi Account Payable Newgen secara digital mengubah manajemen faktur dan komunikasi dengan vendor. Proses AP menjadi terpusat. Faktur yang diterima di lokasi yang berbeda atau di kantor pusat perusahaan dikumpulkan dan ditransfer ke sebuah centralized storage di mana data yang relevan secara otomatis diekstraksi, diindeks, dan divalidasi. Kondisi ini memusatkan proses AP dan memastikan keakuratan data. Solusi ini dapat terintegrasi dengan sistem ERP perusahaan yang sudah ada. Pemeriksaan otomatis pada PO, faktur, dan validasi transaksi lainnya dengan menghubungkan ke sistem yang berbeda semakin mengoptimalkan pemrosesan faktur untuk departemen akuntansi. Semua tindakan pada transaksi account payable didukung dengan dokumentasi yang tepat untuk keperluan audit karena rangkaian manajemen konten solusi ini secara otomatis menyimpan faktur. Dokumen-dokumen tersebut merupakan dokumen pendukung, termasuk dokumen referensi seperti kontrak dan komunikasi lain seperti email selama percakapan dengan vendor.
Seperti itulah Account Payable Automation Newgen mengurangi proses invoice secara manual, meningkatkan komunikasi antar departemen, memonitor aktivitas bisnis dengan visibilitas 360 derajat atas transaksi Account Payable. Hal ini memungkinkan manajer keuangan untuk mengakses dasbor yang memberikan informasi real-time untuk mengawasi kemacetan dan kendala pada proses Account Payable. Solusi Account Payable Automation Newgen dapat melakukan approval maupun menyelesaikan proses yang macet di mana saja melalui kerangka kerja digital seperti email, perangkat seluler, atau laptop. Pada saat yang sama, sistem ini juga memfasilitasi komunikasi antar departemen dan juga mekanisme untuk mengawasi waktu penyelesaian. Bahkan vendor dan supplier dapat diberikan portal vendor yang merupakan solusi tambahan dari Account Payable Automation Newgen untuk memantau proses invoice dan pembayaran mereka.
Kelancaran proses Account Payable (AP) dengan Account Payable Automation Software milik Newgen tentu meningkatkan efisiensi pada departemen keuangan sehingga perusahaan tidak lagi mengalami keterlambatan pembayaran kepada vendor yang mengakibatkan denda dan kerugian lainnya. Sebelum kerugian perusahaan semakin bertambah karena tidak efisiennya proses pada departemen keuangan anda, segeralah mengimplementasikan Account Payable Automation Newgen dengan menghubungi Netmarks Indonesia melalui form contact us pada website ini atau dengan email ke marketing@netmarks.co.id
sources:
Comentários