Di era yang serba digital, volume dokumen di perusahaan terus bertambah. Apabila perusahaan Anda masih menggunakan metode manual dalam mengelola dokumen, kemungkinan besar Anda sudah mulai merasakan kendala seperti kesulitan mencari dokumen, ketidaksempurnaan proses kolaborasi antar tim, atau bahkan risiko kehilangan data penting yang dapat berdampak sangat fatal. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan Anda mungkin membutuhkan Software Document Management System (DMS).
Pada artikel ini, Anda akan mengetahui tanda-tanda bahwa perusahaan Anda membutuhkan perangkat lunak yang dapat menopang pekerjaan secara efisien untuk mengelola dokumen, mempersingkat waktu pengerjaan.
Tanda Perusahaan Anda Memerlukan Software Document Management System
Berikut beberapa hal yang menandakan bahwa perusahaan Anda segera membutuhkan aplikasi DMS.
Dokumen Sangat Sulit Ditemukan
Apakah tim Anda atau bahkan Anda sendiri sering kesulitan menemukan dokumen yang diperlukan dengan cepat? Jika dokumen tersebar di berbagai folder, drive, atau bahkan email, hal ini bisa memperlambat proses kerja. Dengan Platform DMS untuk pengelolaan dokumen perusahaan, semua dokumen tersimpan di satu tempat yang terstruktur dengan baik, sehingga pencarian dokumen menjadi lebih mudah dan cepat.
Kolaborasi yang Tidak Efektif
Kolaborasi antar tim merupakan elemen penting dalam menjalankan operasional perusahaan. Jika perusahaan Anda masih mengandalkan cara tradisional seperti mengirim dokumen via email untuk direvisi oleh berbagai pihak, maka potensi terjadinya kebingungan dan duplikasi dokumen sangat tinggi. Software DMS yang efisien dan aman memungkinkan kolaborasi secara real-time, di mana beberapa anggota tim dapat bekerja pada dokumen yang sama tanpa risiko data yang terpisah atau hilang.
Keamanan Data yang Rentan
Salah satu masalah besar dalam pengelolaan dokumen secara manual adalah keamanan. Apakah perusahaan Anda memiliki proteksi yang cukup terhadap akses tidak sah atau kehilangan data penting? Dengan implementasi document management system yang efektif, Anda dapat mengatur hak akses dokumen sesuai dengan peran setiap anggota tim, sehingga keamanan data lebih terjamin.
Sulitnya Melacak Versi Dokumen
Jika Anda sering mengalami masalah dengan versi dokumen yang berbeda, hal ini bisa menyebabkan kebingungan dan pekerjaan yang tidak sinkron. Software DMS menawarkan fitur pelacakan versi yang memungkinkan Anda melihat perubahan pada dokumen secara real-time.
Risiko Kehilangan atau Kerusakan Data yang Tinggi
Kehilangan dokumen penting karena human error atau kerusakan fisik pada dokumen bisa berdampak besar pada operasional perusahaan. Dengan menggunakan platform DMS, Anda bisa memastikan bahwa data disimpan dengan aman dan terlindungi dari ancaman keamanan atau bencana.
Proses Pengarsipan yang Rumit
Proses pengarsipan yang manual sering kali menimbulkan masalah. Apakah tim Anda mengalami kesulitan dalam menyusun atau mengelola dokumen yang sudah usang namun tetap penting? Sistem pengelolaan dokumen digital menyediakan fitur pengarsipan otomatis yang dapat mengkategorikan dokumen sesuai dengan tanggal, jenis, atau prioritas, sehingga menghemat waktu dan usaha.
Biaya Operasional yang Meningkat
Apabila perusahaan Anda terus mengeluarkan biaya untuk pencetakan dokumen, penyimpanan fisik, atau bahkan waktu ekstra untuk proses pengelolaan manual, maka investasi dalam Software DMS untuk meningkatkan produktivitas tim, ini dapat menjadi solusi efisien. Dengan DMS, perusahaan Anda akan memangkas biaya operasional dengan mengurangi kebutuhan penyimpanan fisik dan meningkatkan produktivitas tim dan bisnis.
Apa yang Membuat Platform DMS Kami Berbeda?
Berikut beberapa perbedaan yang menjadikan DMS kami lebih unggul dibandingkan lainnya.
Smart Process Automation
Platform DMS yang kami tawarkan merupakan software termutakhir yang memberikan pengalaman berbeda dari yang lain. Daaaengan adanya smart process automation, Anda tidak perlu repot-repot untuk mengerjakan pekerjaan yang repetitif sehingga waktu yang digunakan lebih cepat.
Document Capture
Selain itu, penggunaan document management system juga dapat dilakukan dengan fitur capture. Ini berarti Anda tidak perlu meng-convert dokumen dari PDF ke Word, JPG ke PDF, atau sebaliknya, Anda hanya perlu meng-capture dokumen yang Anda inginkan dan biarkan software DMS kami yang bekerja untuk Anda.
Rich Media Management
DMS yang kami tawarkan juga menawarkan dokumen yang bersifat rich, jadi bukan hanya sekedar gambar dan teks saja, namun aset seperti video dan audio juga dapat dideteksi.
Keamanan dan Kepatuhan Regulasi
DMS kami menawarkan perlindungan data perusahaan dan pelanggan Anda dari ancaman siber dapat terjadi kapanpun, selain itu dengan menggunakan platform DMS kami, ini berarti bisnis Anda telah mematuhi undang-undang perlindungan data.
Kesimpulan
Jika perusahaan Anda mengalami beberapa dari tanda-tanda di atas, ini saat yang tepat untuk mempertimbangkan penggunaan Software Document Management System (DMS). Dengan DMS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen, meningkatkan keamanan data, serta mempermudah kolaborasi tim. Hubungi kami di marketing@netmarks.co.id atau dengan klik tombol dibawah untuk konsultasi solusi DMS secara gratis.
Kommentare